The Experts in electronic Archiving, Document Management, Scanning, Workflow and Hybrid Archiving

  Choose a language:
German
English
 Home  |  Über uns  |  Produkte  |  Neuheiten  |  Markt + Lösungen  |  Partner  |  Service  |  Beratung  |  Kontakt
Lösungen 
   Messen
   Kunden
   Lösungen
   Anwenderberichte
   E-Mail
   Impressum

Unsere Lösungen - Ihr Gewinn

Mit unseren Lösungen können Sie Ihre Geschäftsprozesse wesentlich effizienter gestalten. 

Lassen Sie sich inspirieren wie Sie Ihre Geschäftsprozesse mit Hilfe der aufgeführten Themen neu oder besser gestalten können. Im Vordergrund sollte jedoch immer der Bediener stehen und die neue gewonnene Flexibilität Ihres Unternehmens.

 
Alle unsere Lösungen zielen darauf ab die täglich anfallenden Arbeit zu erleichtern und den Durchsatz in Ihrem Unternehmen zu steigern. Auch können wir die Vorstände, die Geschäftsührung und die Finanzdirektoren unterstützen in den Entscheidungskriterien durch kurze ROIs und damit nicht zu hoher Kapitalbindung bei der Umsetzung der Projekte. Denn - unsere Lösungen sind flexibel aufgebaut und können modular verwendet werden.
 
Die Basistechnologie auf der wir aufbauen beruht auf sichere Speicherung aller zu archivierenden Akten, Dokumente und Objekte. Die Sicht zu dem Benutzer kann individuell gestaltet werden. Wir verwenden ausschließlich vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (kurz: BSI genannt) vorgegebende Methoden zur Speicherung und Verwendung von Informationen.
 
GDPdU Grundsätze werden erfüllt als Grundlage zur Zertifizierung der intallierten Lösung in Ihren Hause.
 
 
 

Globale Themen und Basistechnologie

Archivierung von Dokumenten und Akten

Alles beginnt bei der elektronischen Archivierung. Die elektronische Archivierung ist die Basis Technologie und ersetzt das Papierarchiv.
Wenn das Papierarchiv seither kopiert werden musste um einen Aktenzugriff aus unterschiedlicher Sichtweise gewährleisten zu können (z. B. Buchhaltung über Rechnungs-Nummer, Wareneingabe über Bestellung, oder über die Bestellnummer auf die Rechnung zuzugreifen), so geht das mit uns sehr einfach.
Das elektronische Archiv 'verlinkt' all diese Informationen, so kann beim Suchen der Bestellnummer oder des Lieferanten automatisch auch die Lieferung und Rechnung mit zugespielt werden, ohne von Aktenschrank zu Aktenschrank zu laufen.
 
Mit anderen Worten, die Akten können jederzeit am Arbeitsplatz elektronisch aufgerufen werden, was Zeitersparnis und Sicherheit dem Unternehmen bringt.
 

Dokumentenmanagement 

Das mit integrierte Dokumentenmanagement Modul gewährleistet dass auch eigene Dateien aus dem PC oder Server mit gespeichert werden können, Terminvorgaben können verwaltet werden, Akten können zusammengestellt und gebildet werden, Akten können über E-Mail, Fax versandt werden oder Akten können als eigenes Mini-Archiv gespeichert werden um transportabel zu sein.
 
Ferner können Objecte während der Bearbeitung an andere Benutzer weiergegeben werden, so dass ein Workflow entseht.
 
Die eingebaute Sicherheit gewährleistet, dass kein Objekt verloren gehen kann.
 

Elektronische Posteingangsverarbeitung 

Die elektronische Posteingangsverarbeitung gewährleistet, dass eingehende Dokument an den richtigen Mitarbeiter, bzw. Mitarbeitergruppe übermittelt werden.
 
Dies kann beginnen bei der zentralen Posteingangsbearbeitung mit Scannen und damit der Digitalisierung ihrer Eingangspost. Anschließend wird die Post an die richtige Stelle elektronisch weitergeleitet. Ferner können Objekte als Datei jederzeit in das System eingestellt werden und entweder archiviert oder weitergeleitet werden an ander Benutzer oder Gruppen zur Weiterbearbeitung. 
 

Workflow Prozesse mit angeschlossener Archivierung

Workflow Prozesse unterscheiden sich zum Vergleich zu Elektronischer Posteingangsverarbeit dadurch, dass für bestimmt Dokumente eine prozessorientierte Arbeitsweise initiiert werden muss.
 
Prozessorientierte Arbeitsweise kontrolliert die einzelen Schritte die eine elektronische Post gehen muss anhand von hinterlegten Regeln, Parameter, Benutzer oder Benutzer-Gruppen. Ferner können Feld-/Inhalts-Werte ausgelesen werden die für Entscheidungen der weiteren Bearbeitung herangezogen werden.
 
Am Ende des Workflow Prozesses wird der gesamte Akt archiviert und zwar in der Form, dass die Entscheidungswege nachvollzogen werden können. 
 
 

Erweiterte Themen

Elektronischer Posteingang, OCR-Erkennung und Klassifizierung 

Zum elektronischen Posteingang können OCR Technologien mit hinzugefügt werden. Diese lesen Inhalte der digitalen Post aus und klassifizieren die digitale Post.
 
Die Klassifizierung kann dazu verwendet werden, die elektronische Post an die Stelle automatisch weiterzuleiten die für die Bearbeitung zuständig ist.
 
Und das alles zu größten Teil automatisch ohne manuellem Bedienereingriff. 
 

COLD Archivierung

Die COLD Archivierung ersetzt das ausdrucken der Ausgangsbelege und wieder einscannen für die Archivierung.
 
Der Drucker-Datenstrom wird dazu verwendet die Ablagekriterien zu ermitteln, so dass die Akten später auch wieder gefunden werden können, ferner werden Formulardaten mit abgespeichert.
 
Das Ergebnis ist wie eine z.B. eingescannte Rechnung, jedoch werden hier nur die Netto-Daten gespeichert aus dem Druck-Daten-Strom und für die Anzeige das Rechnungsformular übergeblendet. Das Ergebnis zum Benutzer ist das selbe, er ekennt keine Unterschiede.
 
Der große Unterschied jedoch ist, dass hier viele manuelle Arbeitsschritte gespart werden, und alles automatisch abläuft. Die gedruckten Information sind schneller mit unserem System verarbeitet wie sie beim Kunden ankommen.
 

Listen Archivierung (Greenbar)

Die Listen Archivierung ist ähnlich der COLD Archivierung, jedoch werden hier Druck-Listen verarbeitet anstelle von z.B. Rechnungen, Lieferscheine.
 
Druck-Listen enthalten z. B. Umsatzstatistiken, Kontobewegungen, Auflistungen von offenen Rechnungen, usw. Jede einzelne Zeile wird interpretiert und die benötigten Aussagen zur elektronischen Archivierung zur Verfügung gestellt. Wenn man früher in EDV-Listen geblättert hat, verfügt diese Archivierungsart über eine entsprechende Logik dass man z.B. Konto-Nummer 4711 aufrufen kann und alle Bewegungen aufgezeigt weden in den unterschiedlichsten Listen.
 

E-Mail Archivierung

Die E-Mail Archivierung gewinnt mehr und mehr bedeutung für jedes Unternehmen. Üblicherweise werden E-Mails im E-Mail System gespeichert oder ausgedruckt zur Ablage bei dem Vorgangsakt.
 
Mit der E-Mail Archivierung übermittelt man dem Archiv-System die Ablagekriterien und schon kann man dieses E-Mail wie vorstehend schon mehrfach beschrieben den verschiedenen Vorgängen und Akten zuordnen.
 
Durch den Einsatz der E-Mail Archivierung wird dem Unternehmen gewährleistet, dass alle relevanten Daten zu einer Vorgangsbearbeitung Zentral abgelegt sind und von allen berechtigen Benutzern eingesehen werden können und auch den zugehörenden Vorgangsakten mit zugeordnet werden können.
 

Datei Archivierung

Die Datei-Archivierung gewährleistet, dass auch Dateien aus z.B. dem Produktionsbetrieb, oder Excel, Word, PPT oder PDF archiviert werden können.
 
Alle Arten von Dateien können mit verwaltet werden. Hier gibt es fast keine Einschränkungen.
 

Web Archiv

Die Web Archiv Komponente kann dazu verwendet werden über den Web Browser, entweder über das Intranet oder auch über das Internet auf die archivierten Daten zuzugreifen.
 
Entsprechen den Sicherheitsrichtlinien die gegen sind, können die Zugriff auf unterschiedliche 'Sichten' eingeschränkt werden. Das Web Archiv ist von großem Nutzen bei dezentraler Organisation und wenn diese dezentralen Organisations-Bereiche über das Web auf die Zentrale Informationsbibliothen (= elektronischem Archiv) zugreifen sollen.
 

Hybridarchivierung - Digital und Analog auf Mikrofilm

Die Hybridarchivierung ist das verwalten von digitalen elektronischen Akten gleichzeitig mit analogen Akten.
 
Heutzutage werden üblicherweise alle Akten und Dokumente elektronisch archiviert damit sie jederzeit schnell und unproblematisch wieder angezeit werden können. Dies trifft auch hier zu.
 
Jedoch bei Anforderungen der Hochsicherheit mit gleichzeitiger Langzeitarchivierung, kann wir diese elektronischen Akten auch zusätzlich auf Mikrofilm schreiben.
 
Dem Unternehmen stehen also dann zwei Speicherelemente zur Verfügung, dem elektronische Archiv für die schnellen Zugriff und dem analogen Archiv für die sichere Langzeitarchvierung.
 
Das Schreiben auf Mikrofilm geschiet hautpsächlich automatisch, bzw. der Bediener wird durch die integrierten Module weitgehend unterstützt. Ferner sind die Speicheradressen des Mikrofilms zusätzlich in der Datenbank des elektronischen Archivs vermekt.
 
Hauptsächlich wird diese Technik bei der Justiz, bei Pharmakonzernen, bei Bauunternehmen für Statik, bei Hospitälern und bei Versicherungsunternehmen verwendet. Überall dort wo sichere Lanzeitarchivierung ohne Medienbruch gefragt ist und die Unveränderbarkeit von Dokumenten und Akten gefordert ist.
 

Scannen

Das Scannen von Akten und Dokumenten ist ein Zentraler Vorbereitungsprozess zum elektronischen Archiv. Beim scannen werden die Papierakten und Dokumente in digitale Bilder zur elektronischen Archivierung umgewandelt.
 
Über OCR-/Barcode-Erkennung können diese digitale Bilder noch mit klassifizierenden Information versehen werden.
 
Ob Farbe oder Schwarz/Weiß, ob Vorder-/Rückseiten-Scannen eingesetzt wird, wir verarbeiten alle Arten von Formaten. Auch die Größe spielt keine Rolle, von A6 bis A0 und Sonderformate können verwaltet werden.
 

Selbsttragendes Archiv

Das selbsttragende Archiv ist ein Mini-Archiv aus dem Zentralen elektronischen Archivbestand. Es kann verwendet werden um gesamte Akten, die über das Zentrale Archiv gebildet wurden, in neutraler Form weiterzugeben. Im selbsttragenden Archiv sind alle Methoden (Programm und Zugriffsmechanismen) mit integriert und natürlich auch die zugehörenden Dokumente.
 
Dieses Mini-Archiv kann auf CD/DVD/Stick geladen werden, oder auch per E-Mail versandt werden. Beim öffnen des Mini-Archivs werden automatisch die für den Zugriff und die Anzeige der dort gespeicherten Daten benötigten Programme geöffnet, wie wenn der Bediener auf den zentralen elektronischen Archivbestand zugreifen würde.
 
Dieses Mini-Archiv kann dafür verwendet werden, Information zu speichern über z.B. Maschinen und Teile, technische Unterlagen und Kunden-Daten zum Einsatz des Reparatur-Teams vor Ort beim Kunden. Alle Informationen sind auf dem Datenträger vorhanden und kein Zugriff auf das Zentrale elektronische Archiv wird benötigt.
 

Aktenbildung

Die Aktenbildung ist ein organisatorisches Mittel um alle zu einem elektronischen Akt zugehörenden Akten und Dokumente zusammen zu halten und innerhalb eines Aktes anzuzeigen. Ähnlich der persönlichen Papierakte die aus unterschiedlichen Informationsquellen erstellt wird. Nur kann hier die Aktenbildung elektrnisch erfolgen und kann unteschiedliche, je nach Bedürfnissen, zusammengestellt, sortiert und gruppiert werden.
 

Aktenplan

Der Aktenplan hilft zur Klassifizierung der elektronischen Akten. Wenn ein Aktenplan bei einen Unternehmen vorhanden ist, kann er für die elektronische Aktenablage verwendet werden.
 
Ein Aktenplan stellt sicher, dass nach einheitlichen vorgegebenen Regeln die elektronischen Akten archiviert werden.
 

Check-In/Check-Out mit Versionierung 

Diese Methoden stellen sicher, dass Änderungen an einmal archivierten Akten und Dokumente, nachweisbar werden, ferner dass die selbe Dokumenten Version nicht von unterschiedlichen Personen verändert/ergänz werden kann.
 
Dies wird hautpsächlich eingesetz bei Word, Excel, PPT Dokumente die als Datei gespeichert werden. Bei Bearbeitung eines Files muss dieses aus dem System ausgecheckt werden. Der Benutzer kann die Änderungen vornehmen und wieder zurückspeichern. Eine neue Version entsteht dadurch. Ferner ist sichergestellt, dass die selbe Datei nicht von mehreren Benutzern parallel ausgecheckt werden kann. Erst wenn die neue Version wieder eingechekt ist, kann diese von weiteren Benutzern zur Bearbeitung wieder verwendet werden.
 

Protokollierung

Die Protokollierung stellt sicher, dass alle Bewegungen im elektronischen Archiv protokolliert werden. So können Nachweise erbracht werden wer, wann und was bewegt, verändert, eingebucht, angesehen, etc. hat.
 
Mehrer Sicherheitsstufen können ein-/ausgeschaltet werden, je nach Anforderungen.
 

Digitale Signatur

Jedes elektronische Dokument kann mit einer einfachen, qualifizierten und forgeschrittenen digitalen Signatur archiviert werden.
 
Je nach Kundenwunsch können unterschiedliche Methoden und Signatur-Center eingesetzt und verwendet werden.
 

Integration und Schnittstellen

Eine große Rolle spielt das Thema, wie integriere ich das elektronische Archiv in bestehende Systeme beim Kunden. Diese Fragestellung ist sehr oft vorhanden, denn z.B. SAP hat ein elektronsiches Archiv, Navision hat ein elektronisches Archiv, nahezu alle ERP Systeme haben eigene elektronische Archive, E-Mails können mit Exchange oder Domino elektronische archiviert werden.
 
Der Kernpunkt ist jedoch, alle vorhandenen Systeme können die elektronisch archivierten Dokumente und Akten nicht übergreifen für andere System zur Verfügung stellen.
 
Unser Lösungsansatz ist, ein neutrales und eigenständiges elektronisches Archiv, wie wir es anbieten, zu verwenden um ihre Akten dort Zentral ablegen zu können. Damit können alle angeschlossenen Kunden-Systeme auf diese Zentrale Archiv Plattform zugreifen und der Benutzer sieht alle Akten und Dokumente, egal von welchem System sie kommen.
 
Damit wird erreicht, dass man zum Beispiel nicht zu einem SAP oder Navision Benutzer gehen muss um Bestellungen und Rechnungen anzusehen, und zum 3D Zeichnungssystem um Zeichnungsvorlagen abzurufen, sondern alle Informationen werden in EINEM elektronischen Archiv zusammengehalten und gespeichert, egal von welchem System sie kommen.
 
Für die zentrale Aktenbildung ist diese sehr wertvoll, denn in einem System werden alle benötigten elektronischen Informationen zusammengehalten.  
 
Mit unseren Schnittstellen können wir folgende hauptsächlich verwendete Systeme unterstützen:
  • SAP
  • Navision
  • MS Sharepoint
  • MS Exchange
  • Lotus Domino Server
  • 2D/3D Zeichnungssysteme
  • DICOM Format für Hospitäler

und viele mehr.