Unsere Lösungen - Ihr Gewinn
Mit unseren Lösungen können Sie Ihre Geschäftsprozesse
wesentlich effizienter gestalten.
Lassen Sie sich inspirieren wie Sie Ihre
Geschäftsprozesse mit Hilfe der aufgeführten Themen neu oder
besser gestalten können. Im Vordergrund sollte
jedoch immer der Bediener stehen und die neue gewonnene
Flexibilität Ihres Unternehmens.
Alle unsere Lösungen zielen darauf ab die täglich
anfallenden Arbeit zu erleichtern und den Durchsatz in Ihrem
Unternehmen zu steigern. Auch können wir die Vorstände, die
Geschäftsührung und die Finanzdirektoren unterstützen in
den Entscheidungskriterien durch kurze ROIs und
damit nicht zu hoher Kapitalbindung bei der Umsetzung der
Projekte. Denn - unsere Lösungen sind flexibel aufgebaut und
können modular verwendet werden.
Die Basistechnologie auf der wir aufbauen beruht auf
sichere Speicherung aller zu archivierenden Akten, Dokumente
und Objekte. Die Sicht zu dem Benutzer kann individuell
gestaltet werden. Wir verwenden ausschließlich vom Bundesamt
für Sicherheit in der
Informationstechnik (kurz: BSI genannt) vorgegebende
Methoden zur Speicherung und Verwendung von
Informationen.
GDPdU Grundsätze werden erfüllt als Grundlage
zur Zertifizierung der intallierten Lösung in Ihren
Hause.
Globale Themen und
Basistechnologie
Archivierung von Dokumenten und
Akten
Alles beginnt bei der elektronischen Archivierung. Die
elektronische Archivierung ist die Basis Technologie und
ersetzt das Papierarchiv.
Wenn das Papierarchiv seither
kopiert werden musste um einen Aktenzugriff aus
unterschiedlicher Sichtweise gewährleisten zu können (z.
B. Buchhaltung über Rechnungs-Nummer, Wareneingabe über
Bestellung, oder über die Bestellnummer auf die Rechnung
zuzugreifen), so geht das mit uns sehr einfach.
Das
elektronische Archiv 'verlinkt' all diese Informationen,
so kann beim Suchen der Bestellnummer oder des
Lieferanten automatisch auch die Lieferung und Rechnung mit
zugespielt werden, ohne von Aktenschrank zu Aktenschrank zu
laufen.
Mit anderen Worten, die Akten können jederzeit am
Arbeitsplatz elektronisch aufgerufen werden, was Zeitersparnis
und Sicherheit dem Unternehmen bringt.
Dokumentenmanagement
Das mit integrierte Dokumentenmanagement Modul
gewährleistet dass auch eigene Dateien aus dem PC oder Server
mit gespeichert werden können, Terminvorgaben können verwaltet
werden, Akten können zusammengestellt und gebildet werden,
Akten können über E-Mail, Fax versandt werden oder Akten
können als eigenes Mini-Archiv gespeichert werden um
transportabel zu sein.
Ferner können Objecte während der Bearbeitung an andere
Benutzer weiergegeben werden, so dass ein Workflow
entseht.
Die eingebaute Sicherheit gewährleistet, dass kein Objekt
verloren gehen kann.
Elektronische Posteingangsverarbeitung
Die elektronische Posteingangsverarbeitung gewährleistet,
dass eingehende Dokument an den richtigen Mitarbeiter, bzw.
Mitarbeitergruppe übermittelt werden.
Dies kann beginnen bei der zentralen
Posteingangsbearbeitung mit Scannen und damit der
Digitalisierung ihrer Eingangspost. Anschließend wird die
Post an die richtige Stelle elektronisch weitergeleitet.
Ferner können Objekte als Datei jederzeit in das System
eingestellt werden und entweder archiviert oder weitergeleitet
werden an ander Benutzer oder Gruppen zur
Weiterbearbeitung.
Workflow Prozesse mit angeschlossener
Archivierung
Workflow Prozesse unterscheiden sich zum Vergleich zu
Elektronischer Posteingangsverarbeit dadurch, dass für
bestimmt Dokumente eine prozessorientierte Arbeitsweise
initiiert werden muss.
Prozessorientierte Arbeitsweise kontrolliert die einzelen
Schritte die eine elektronische Post gehen muss anhand von
hinterlegten Regeln, Parameter, Benutzer oder
Benutzer-Gruppen. Ferner können Feld-/Inhalts-Werte ausgelesen
werden die für Entscheidungen der weiteren
Bearbeitung herangezogen werden.
Am Ende des Workflow Prozesses wird der gesamte Akt
archiviert und zwar in der Form, dass die Entscheidungswege
nachvollzogen werden können.
Erweiterte Themen
Elektronischer Posteingang,
OCR-Erkennung und Klassifizierung
Zum elektronischen Posteingang können OCR Technologien
mit hinzugefügt werden. Diese lesen Inhalte der digitalen Post
aus und klassifizieren die digitale Post.
Die Klassifizierung kann dazu verwendet werden, die
elektronische Post an die Stelle automatisch weiterzuleiten
die für die Bearbeitung zuständig ist.
Und das alles zu größten Teil automatisch ohne manuellem
Bedienereingriff.
COLD Archivierung
Die COLD Archivierung ersetzt das ausdrucken der
Ausgangsbelege und wieder einscannen für die
Archivierung.
Der Drucker-Datenstrom wird dazu verwendet die
Ablagekriterien zu ermitteln, so dass die Akten später auch
wieder gefunden werden können, ferner werden Formulardaten mit
abgespeichert.
Das Ergebnis ist wie eine z.B. eingescannte Rechnung,
jedoch werden hier nur die Netto-Daten gespeichert aus dem
Druck-Daten-Strom und für die Anzeige das Rechnungsformular
übergeblendet. Das Ergebnis zum Benutzer ist das selbe, er
ekennt keine Unterschiede.
Der große Unterschied jedoch ist, dass hier viele
manuelle Arbeitsschritte gespart werden, und alles automatisch
abläuft. Die gedruckten Information sind schneller mit unserem
System verarbeitet wie sie beim Kunden ankommen.
Listen Archivierung (Greenbar)
Die Listen Archivierung ist ähnlich der COLD
Archivierung, jedoch werden hier Druck-Listen verarbeitet
anstelle von z.B. Rechnungen, Lieferscheine.
Druck-Listen enthalten z. B. Umsatzstatistiken,
Kontobewegungen, Auflistungen von offenen Rechnungen, usw.
Jede einzelne Zeile wird interpretiert und die benötigten
Aussagen zur elektronischen Archivierung zur Verfügung
gestellt. Wenn man früher in EDV-Listen geblättert hat,
verfügt diese Archivierungsart über eine entsprechende Logik
dass man z.B. Konto-Nummer 4711 aufrufen kann und alle
Bewegungen aufgezeigt weden in den unterschiedlichsten
Listen.
E-Mail Archivierung
Die E-Mail Archivierung gewinnt mehr und mehr bedeutung
für jedes Unternehmen. Üblicherweise werden E-Mails im E-Mail
System gespeichert oder ausgedruckt zur Ablage bei dem
Vorgangsakt.
Mit der E-Mail Archivierung übermittelt man dem
Archiv-System die Ablagekriterien und schon kann man dieses
E-Mail wie vorstehend schon mehrfach beschrieben den
verschiedenen Vorgängen und Akten zuordnen.
Durch den Einsatz der E-Mail Archivierung wird
dem Unternehmen gewährleistet, dass alle relevanten Daten zu
einer Vorgangsbearbeitung Zentral abgelegt sind und von
allen berechtigen Benutzern eingesehen werden können und auch
den zugehörenden Vorgangsakten mit zugeordnet werden
können.
Datei Archivierung
Die Datei-Archivierung gewährleistet, dass auch Dateien
aus z.B. dem Produktionsbetrieb, oder Excel, Word, PPT oder
PDF archiviert werden können.
Alle Arten von Dateien können mit verwaltet werden. Hier
gibt es fast keine Einschränkungen.
Web Archiv
Die Web Archiv Komponente kann dazu verwendet werden über
den Web Browser, entweder über das Intranet oder auch über das
Internet auf die archivierten Daten zuzugreifen.
Entsprechen den Sicherheitsrichtlinien die gegen sind,
können die Zugriff auf unterschiedliche 'Sichten'
eingeschränkt werden. Das Web Archiv ist von großem Nutzen bei
dezentraler Organisation und wenn diese dezentralen
Organisations-Bereiche über das Web auf die Zentrale
Informationsbibliothen (= elektronischem Archiv) zugreifen
sollen.
Hybridarchivierung - Digital und
Analog auf Mikrofilm
Die Hybridarchivierung ist das verwalten von digitalen
elektronischen Akten gleichzeitig mit analogen Akten.
Heutzutage werden üblicherweise alle Akten und Dokumente
elektronisch archiviert damit sie jederzeit schnell und
unproblematisch wieder angezeit werden können. Dies trifft
auch hier zu.
Jedoch bei Anforderungen der Hochsicherheit mit
gleichzeitiger Langzeitarchivierung, kann wir diese
elektronischen Akten auch zusätzlich auf Mikrofilm schreiben.
Dem Unternehmen stehen also dann zwei Speicherelemente
zur Verfügung, dem elektronische Archiv für die schnellen
Zugriff und dem analogen Archiv für die sichere
Langzeitarchvierung.
Das Schreiben auf Mikrofilm geschiet hautpsächlich
automatisch, bzw. der Bediener wird durch die integrierten
Module weitgehend unterstützt. Ferner sind die
Speicheradressen des Mikrofilms zusätzlich in der Datenbank
des elektronischen Archivs vermekt.
Hauptsächlich wird diese Technik bei der Justiz, bei
Pharmakonzernen, bei Bauunternehmen für Statik, bei
Hospitälern und bei Versicherungsunternehmen verwendet.
Überall dort wo sichere Lanzeitarchivierung ohne Medienbruch
gefragt ist und die Unveränderbarkeit von Dokumenten und Akten
gefordert ist.
Scannen
Das Scannen von Akten und Dokumenten ist ein Zentraler
Vorbereitungsprozess zum elektronischen Archiv. Beim scannen
werden die Papierakten und Dokumente in digitale Bilder zur
elektronischen Archivierung umgewandelt.
Über OCR-/Barcode-Erkennung können diese digitale Bilder
noch mit klassifizierenden Information versehen werden.
Ob Farbe oder Schwarz/Weiß, ob Vorder-/Rückseiten-Scannen
eingesetzt wird, wir verarbeiten alle Arten von Formaten. Auch
die Größe spielt keine Rolle, von A6 bis A0 und Sonderformate
können verwaltet werden.
Selbsttragendes Archiv
Das selbsttragende Archiv ist ein Mini-Archiv aus dem
Zentralen elektronischen Archivbestand. Es kann verwendet
werden um gesamte Akten, die über das Zentrale Archiv gebildet
wurden, in neutraler Form weiterzugeben. Im selbsttragenden
Archiv sind alle Methoden (Programm und Zugriffsmechanismen)
mit integriert und natürlich auch die zugehörenden
Dokumente.
Dieses Mini-Archiv kann auf CD/DVD/Stick geladen
werden, oder auch per E-Mail versandt werden. Beim öffnen
des Mini-Archivs werden automatisch die für den Zugriff und
die Anzeige der dort gespeicherten Daten benötigten Programme
geöffnet, wie wenn der Bediener auf den
zentralen elektronischen Archivbestand zugreifen
würde.
Dieses Mini-Archiv kann dafür verwendet werden,
Information zu speichern über z.B. Maschinen und
Teile, technische Unterlagen und Kunden-Daten zum Einsatz
des Reparatur-Teams vor Ort beim Kunden. Alle Informationen
sind auf dem Datenträger vorhanden und kein Zugriff auf das
Zentrale elektronische Archiv wird benötigt.
Aktenbildung
Die Aktenbildung ist ein organisatorisches Mittel um alle
zu einem elektronischen Akt zugehörenden Akten und Dokumente
zusammen zu halten und innerhalb eines Aktes anzuzeigen.
Ähnlich der persönlichen Papierakte die aus unterschiedlichen
Informationsquellen erstellt wird. Nur kann hier die
Aktenbildung elektrnisch erfolgen und kann unteschiedliche, je
nach Bedürfnissen, zusammengestellt, sortiert und
gruppiert werden.
Aktenplan
Der Aktenplan hilft zur Klassifizierung der
elektronischen Akten. Wenn ein Aktenplan bei einen Unternehmen
vorhanden ist, kann er für die elektronische Aktenablage
verwendet werden.
Ein Aktenplan stellt sicher, dass nach einheitlichen
vorgegebenen Regeln die elektronischen Akten archiviert
werden.
Check-In/Check-Out mit
Versionierung
Diese Methoden stellen sicher, dass Änderungen an
einmal archivierten Akten und Dokumente, nachweisbar
werden, ferner dass die selbe Dokumenten Version nicht
von unterschiedlichen Personen verändert/ergänz werden
kann.
Dies wird hautpsächlich eingesetz bei Word, Excel, PPT
Dokumente die als Datei gespeichert werden. Bei Bearbeitung
eines Files muss dieses aus dem System ausgecheckt werden. Der
Benutzer kann die Änderungen vornehmen und wieder
zurückspeichern. Eine neue Version entsteht dadurch.
Ferner ist sichergestellt, dass die selbe Datei
nicht von mehreren Benutzern parallel ausgecheckt werden kann.
Erst wenn die neue Version wieder eingechekt ist, kann diese
von weiteren Benutzern zur Bearbeitung wieder verwendet
werden.
Protokollierung
Die Protokollierung stellt sicher, dass alle Bewegungen
im elektronischen Archiv protokolliert werden. So können
Nachweise erbracht werden wer, wann und was bewegt, verändert,
eingebucht, angesehen, etc. hat.
Mehrer Sicherheitsstufen können ein-/ausgeschaltet
werden, je nach Anforderungen.
Digitale Signatur
Jedes elektronische Dokument kann mit einer einfachen,
qualifizierten und forgeschrittenen digitalen Signatur
archiviert werden.
Je nach Kundenwunsch können unterschiedliche Methoden und
Signatur-Center eingesetzt und verwendet werden.
Integration und Schnittstellen
Eine große Rolle spielt das Thema, wie integriere ich das
elektronische Archiv in bestehende Systeme beim Kunden. Diese
Fragestellung ist sehr oft vorhanden, denn z.B. SAP hat ein
elektronsiches Archiv, Navision hat ein elektronisches Archiv,
nahezu alle ERP Systeme haben eigene elektronische Archive,
E-Mails können mit Exchange oder Domino elektronische
archiviert werden.
Der Kernpunkt ist jedoch, alle vorhandenen Systeme können
die elektronisch archivierten Dokumente und Akten nicht
übergreifen für andere System zur Verfügung
stellen.
Unser Lösungsansatz ist, ein neutrales und eigenständiges
elektronisches Archiv, wie wir es anbieten, zu
verwenden um ihre Akten dort Zentral ablegen zu
können. Damit können alle angeschlossenen Kunden-Systeme
auf diese Zentrale Archiv Plattform zugreifen und der
Benutzer sieht alle Akten und Dokumente, egal von welchem
System sie kommen.
Damit wird erreicht, dass man zum Beispiel nicht zu einem
SAP oder Navision Benutzer gehen muss um Bestellungen und
Rechnungen anzusehen, und zum 3D Zeichnungssystem um
Zeichnungsvorlagen abzurufen, sondern alle Informationen
werden in EINEM elektronischen Archiv
zusammengehalten und gespeichert, egal von welchem System
sie kommen.
Für die zentrale Aktenbildung ist diese sehr
wertvoll, denn in einem System werden alle benötigten
elektronischen Informationen
zusammengehalten.
Mit unseren Schnittstellen können wir
folgende hauptsächlich verwendete Systeme
unterstützen:
- SAP
- Navision
- MS Sharepoint
- MS Exchange
- Lotus Domino Server
- 2D/3D Zeichnungssysteme
- DICOM Format für Hospitäler
und viele mehr.
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