Keine Angst vor Mikrofilm, unsere Produkte unterstützen das automatische Aufbereiten der Bilder zum Schreiben auf Mikrofilm und verwalten den Mikrofilm zusätzlich zu den digital gespeicherten Bildern.

Beim Rückgriff kann der Bediener wählen, ob er die digitale Akte einsehen möchte - sofort von der Datenbank -, oder ob er für die Rechtsicherheit den Rückgriff auf die analogen Bildern vom Mikrofilm bevorzugt.

Und so geht es:

Das Beleggut wird gescannt und vom Bediener nach der Qualitätsprüfung frei gegeben
Das digitale Beleggut wird dem Zentralen Verarbeitsprozess automtisch überstellt
Die digitalen Bilder werden in unser Archiv eingebucht, die Meta-Daten in der Datenbank registriert
Ab diesem Zeitpunkt hat der Bediener bereits Rückgriff auf die Digitalen Bilder
Alle noch nicht auf Mikrofilm geschriebenen neue eingebuchten Bilder werden in einem automatischen Prozess zum Schreiben auf Mikrofilm aufbereitet
Der Bediener wählt die aufbereiteten Mikrofilm-Stapel aus und schon beginnt das Schreiben auf Mikrofilm - so einfach geht es
Nach Fertigstellung des Mikrofilms, und der Entwicklung, wird die vergebene Bildadresse automatisch in die Datenbank eigebucht
Jetzt hat der Bediener beim Rückgriff auch die Auswahl zum zusätzlichen Rückgriff auf die analogen Bilder die auf Mikrofilm gespeichert sind.

Alle diese Schritte werden durch unseren Prozess-Monitor kontrolliert. Kein Bild kann verloren gehen, es wird ein Workflow abgebildet der nahtlos die einzelnen Arbeitsschritte kontrolliert und protokolliert.

Der Bediener erhält jederzeit einen Überblick über die anstehenden Arbeitsschritte und die Ergebnisse.

Eine Frage ist noch offen: Wie kann aus dem Mikrofilm eine Rückdigitalisierung stattfinden.

Der Bediener stellt eine elektronische Rück-Digitalisierungs-Anforderung - dies wird im elektronischen Postausgang der anfordernden Stelle vermerkt und der Status festgehalten
Die Archivstelle bei der die Mikrofilme lagern, erhält automatisch diese Anforderung am Bildschirm in seinem Posteingang
Nach einlegen des Films in die Rückdigitalisierungs Einheit wird das digitale Abbild des verfilmten Vorgangs automatisch erstellt
Nach Fertistellung erhält die anfordernde Stelle im elektronischen Posteingang das digitale Abbild vom Mikrofilm
Zusätzlich kann ein automatisches E-Mail erstellt werden zum Hinweis dass nun die Rückdigitalisierung stattgefunden hat
Einfach den eingeblendeten Link aufrufen und der angeforderte Vorgang kann betrachtet werden.

Eingesetzt wird unser e-VIS Enterprise Archiv- und DSM-System, das die archivierten Objekte (digitale Bilder, Mikrofilme, Meta-Daten) verwaltet und kontrolliert. e-VIS liefert jederzeit dem Bediener die benötigten Informationen.

e-VIS und der Prozess Monitor können Zentral oder auch Dezentral verteilt installiert werden. Bei Anschluss von mehreren Außenstellen kann die Arbeit je nach Bedarf verteilt werden, so dass mehrere Außenstellen für das Scannen zuständig sein können, aber nur ausgewählte Außenstellen schreiben und verwalten den Mikrofilm. Alle Kombinationen sind denkbar.

Lassen Sie sich überraschen wie viele Möglichkeiten es gibt und wie einfach es mit e-VIS Hybridarchivierung ist.